Meer in control

Van Hattum en Blankevoort ontwerpt, bouwt en onderhoudt civiele constructies voor de infrastructuur, energie- en vastgoedmarkt. Zij focust zich op constructies in de verkeersinfrastructuur, op projecten aan en op het water en in de grond. Van Hattum en Blankevoort onderneemt met technische creativiteit en is sterk in breed projectmanagement. Van Hattum en Blankevoort heeft het verbeteren van haar organisatie continu op de agenda staan. Zij toont ondernemerschap, is resultaatgericht en legt de nadruk op samenwerken. ‚Wij realiseren projecten door goed te plannen en te organiseren hierdoor kunnen wij de kosten zo laag mogelijk houden‛. Veiligheid, gezondheid en milieu staan hoog in het vaandel, met de focus op klant en omgeving. Van Hattum en Blankevoort is zich bewust van haar verantwoordelijkheid richting de maatschappij.

Het einde van de RAW-bestek systematiek

De bedrijfsomgeving in de bouw is continu aan veranderingen onderhevig. Om met deze wijzigingen om te gaan moet een organisatie flexibel zijn. Ook Van Hattum en Blankevoort ondervond dit aan den lijve. In 2004 besloten haar opdrachtgevers afstand te nemen van de traditionele RAW-bestek systematiek. Het hield voornamelijk in dat Van Hattum en Blankevoort voorheen uitvoerde wat de klant bedacht en voorgeschreven had, en tegenwoordig ook verantwoordelijk is voor ontwerp, realisatie en onderhoud, waarbij ook omgevings- en procesbeheersing hoort. Hans Berkien is KAM-manager binnen Van Hattum en Blankevoort en hij liep hier tegenaan. De andere systematiek vergde een andere aanpak binnen de organisatie, er was sprake van moeizamere samenwerking en er moest anders worden gecommuniceerd. Hans Berkien ervoer met name in het voortraject van elk project grote uitdagingen: “Veel belanghebbende partijen moesten met elkaar samenwerken en het eens worden. Dat verliep soms inefficiënt waardoor er vaak sprake was van onbegrip, dubbele afspraken en met als gevolg ook mindere resultaten”. Deze nijpende situatie is de reden geweest om de organisatie onder de loep te nemen en de primaire processen opnieuw vorm te geven en in te richten.

Beheer en onderhoud

Van Hattum en Blankevoort moest aansluiten bij de nieuwe marktsituatie, waardoor de organisatie opnieuw moest worden gestructureerd. Hans Berkien vond dat een solide proces- en kwaliteitsmanagementsysteem noodzakelijk was om de herstructurering te bewerkstelligen. Hij was van mening dat met het bestaande beheerssysteem het beoogde resultaat niet voldoende efficiënte kon worden gerealiseerd: ”We maakten gebruik van losse Word en Excel documenten. Binnen het oude systeem met documenten was er een mogelijkheid om met hyperlinks te werken, maar dan moest er telkens een hele structuur worden gebouwd wat veel tijd en aandacht vergt. Het was een soort matrix waarin elk document en proces kon worden gestopt, een vrij simpele en platte manier. Daarnaast leidden wijzigingen in desbetreffende documenten er toe, dat de linkjes abrupt verdwenen en er weer opnieuw kon worden gestart. Het beheer en onderhoud van deze beheeromgeving was erg arbeidsintensief. Verder bood de toenmalige werkwijze geen oplossing voor het herstructureringsprobleem”.

Op zoek naar een oplossing

Het werd de hoogste tijd voor verandering. Hans Berkien ging op zoek naar een methode en pakket dat uitkomst zou bieden aan deze situatie. Via een adviesbureau kwam hij in aanraking met drie pakketten. Eentje viel direct af gezien de

prijs en complexiteit. Hij is vervolgens met de twee pakketten parallel gaan draaien binnen de organisatie, waarna is gekozen voor Manual Master: “We hebben dat toen gekozen omdat het eenvoudig was onze Word documenten binnen het systeem te implementeren. Op dat moment was dat de beste keuze. ”Hans Berkien ondervond echter hetzelfde probleem als voorheen, een gebrek aan gebruiksgemak bij het bouwen en weinig consistentie op het aanwezige ICT-platform. Dit zorgde enerzijds voor veel vrijheid binnen het systeem waardoor er allerlei processen en tekeningen konden worden gemaakt, maar anderzijds tot extra werk.

Hans Berkien: “De aanschaf van het systeem was een stapje vooruit, maar het bood geen oplossing voor het herstructureringsprobleem. Daarnaast ontstond er een behoefte om steeds kritischer naar processen van de grotere projecten te kijken”.

De juiste oplossing

Opnieuw werd er besproken of de keuze nu op Comm’ant zou vallen of op een geheel ander systeem. Hans Berkien had tijdens het voorgaande keuzetraject proefgedraaid met Comm’ant. Nadat de keuze was gevallen op Manual Master, had hij de proef door laten draaien met een selecte groep werknemers. Hij vond het erg prettig en nuttig werken: “Met een groep van 15 man hebben we toen een bedrijfsvoering systeem gebouwd in Comm’ant voor één bedrijfsonderdeel. We konden heel snel vanuit nul een systeem opzetten met een betrouwbare structuur. Het was een kwestie van simpelweg vakjes invullen. Het voordeel daarbij is, dat je echt met de inhoud bezig bent. Ook is

Comm’ant gebaseerd op een outputgericht procesmodel, dat zorgt ervoor dat je je automatisch focust op het eindresultaat. Zo voorkom je dat je afdwaalt en bezig bent met onnodige details in schema’s. Bovendien liepen we fluitend door de ISO-certificatie heen! Onze keuze viel daarom uiteindelijk overtuigend op Comm’ant‛.

Een prettige implementatie

Comm’ant was al geïmplementeerd binnen één bedrijfsonderdeel. Vervolgens werd Comm’ant stapsgewijs per bedrijfsonderdeel verder uitgerold. Hans Berkien is momenteel beheerder van bedrijfsvoering systeem, hij heeft de implementatie als positief ervaren: ‚We hebben het bedrijfsvoering systeem opgezet door o.a. processen, in- en outputs van die processen, rollen, functies, verantwoordelijkheden en bevoegdheden in Comm’ant te benoemen en met elkaar te koppelen. Daarnaast hebben we werkinstructies op de juiste plekken in het systeem geplaatst, waardoor er ook echt inhoudelijke functies en rollen worden gecreëerd. Het geheel verliep opvallend soepel”. De betrokkenheid van de medewerkers is in deze fase van cruciaal belang. Als niemand tijd en aandacht besteedt aan de implementatie dan zal het systeem niet alleen gebreken vertonen, maar uiteindelijk ook niet gebruikt worden. MyComm’ant ondersteunt het gewenst gedrag.

Het biedt persoonlijke functiegerichte informatie, je ziet het systeem als het ware vanuit het ik-perspectief. Je hebt direct een overzicht van Mijn processen, Mijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, Mijn documenten etc. :

“Tijdens de systeemtrainingen zagen we al meteen dat medewerkers het leuk vinden om het systeem te ervaren vanuit hun rol in de organisatie. Je ziet dat ze dan een stapje extra willen doen en hun kennis delen om niet alleen het systeem maar vooral het inzicht en de samenwerking te optimaliseren”.

Eenvoud door logische samenhang

De organisatie maakt inmiddels negen jaar gebruik van Comm’ant. Een reden voor deze langdurige overeenkomst is de gebruiksvriendelijkheid van het pakket. Veel aanbieders van proces- en kwaliteitsmanagementsystemen beweren dat hun tools eenvoudig in gebruik te zijn, maar in de praktijk blijkt dit niet altijd het geval. Hans Berkien ervaart wel de laagdrempeligheid van het Comm’ant systeem: “Omdat de logica op dermate wijze in het systeem is geïntegreerd, word je als het ware gedwongen om op de juiste manier te werken. Het aantal niveaus, de processen en de verbindingen zijn op logische wijze beperkt gehouden. Uiteraard kan je het geheel aanvullen met plaatjes, documentjes en video’s maar de bouwstenen blijven coherent. Met behulp van bedrijfsonderdelen kun je de toegang nog specifieker maken”.

Flexibel maar consistent

Het systeem van Comm’ant is gebaseerd op een logische samenhang. Daardoor is het systeem volledig automatisch consistent. Dat houdt in dat het systeem met alle linkjes en verbindingen niet wordt aangetast wanneer er iets wordt aangepast. Ook tijdens intensief gebruik van het systeem, zoals het met vele mensen doorzoeken en raadplegen van processen, het opvragen van documenten etc. blijft het systeem solide werken. Dit betekent dat ook de ontwikkelaars met een gerust hart ‘live’ in het systeem kunnen werken en ook aanpassen zonder angst voor schadelijke handelingen. Hans Berkien merkt verder op dat het creëren en aanpassen van processtructuren probleemloos verloopt:

“Het voordeel van een consistent systeem als Comm’ant is, dat je meteen de losse eindjes in beeld krijgt. Als je een database hebt voor een bepaald model, dan hoef je slechts de losse eindjes te verbinden en je hebt een goed lopend proces”.

Projecten ‘in control’

Eerder werd al genoemd dat de projecten van de organisatie niet zo soepel verliepen en dat dit zich uitte in een minder goed eindresultaat. Hans Berkien merkte een duidelijke verandering in werkwijze nadat de processen opnieuw in Comm’ant waren gezet:

“Door Comm’ant hebben we meer inzicht gekregen en dit heeft geleid tot betere werkafspraken en gedrag. Comm’ant is hierbij een goed hulpmiddel geweest en is dit nog steeds”.

Kennisborging

Comm’ant kan vergeleken worden met een kapstok waar je allerlei informatie aan hangt. Wanneer blijkt dat iets niet naar behoren verloopt of dat er sprake is van een uitzonderlijke situatie, wordt aanvullende kennis aan de proceskapstok gehangen. Zo ontwikkel je een steeds slimmere en rendabelere bedrijfsvoering met een soort collectief geheugen. Dat is erg belangrijk omdat werknemers komen en gaan, en de kennis hiermee binnen de organisatie blijft. Daarnaast vormt het een basis voor het trainen van nieuwe werknemers met functie gerelateerde informatie. Hans Berkien merkt dat nieuwe werknemers de draad sneller oppakken door Comm’ant: “Als een nieuwe werknemer het bedrijf binnenkomt dan laten we hem eerst in het bedrijfsvoering systeem kijken. Op deze manier heeft de werknemer meteen een goed beeld van zijn rol binnen de organisatie en wordt bovendien voorkomen dat het wiel steeds weer moet worden uitgevonden. Een helpende hand daarbij is dat Comm’ant is voorzien van een heel goede zoekfunctie. Deze zoekfunctie kan zelfs binnen de documenten zoeken, ideaal!”.

Samenwerking

Hans Berkien geeft aan dat hij de service van Comm’ant als goed ervaart: “Ik heb er nooit klachten over. Het maakt niet uit of je een e-mail stuurt of belt, binnen zeer korte tijd word je geholpen, daarnaast wordt er alles aan gedaan om het punt op te lossen. Een prettige samenwerking!”.