Waarom procesmanagement?

Toename van effectiviteit en efficiëntie, leren en verbeteren, gemeenschappelijke taal, soepele samenwerking met ketenpartners en ga zo maar door. Allemaal bekende voordelen van procesmanagement.  

Maar procesmanagement is vooral effectief als het op de juiste manier wordt toegepast. Als je alle processen in een keten in kaart brengt, van begin tot eind, kun je afwijkingen en knelpunten zien die anders verborgen blijven. Als je vervolgens op de juiste manier stuurt om die knelpunten op te lossen, kun je het proces effectief beheersen en de prestaties van de keten optimaliseren. 

Wat is een goed procesmanagement systeem? 

Jarenlange praktijkervaring en onderzoek heeft uitgewezen dat 80% van de fouten worden gemaakt tijdens overdrachtsmomenten, het moment dat proces 1 overgaat in proces 2. Bij die overdracht is er   altijd sprake van uitwisseling van informatie. In deze fase ontstaan de meeste communicatiefouten. 

Hoe ontstaan de fouten? Vaak omdat niet is vastgelegd: 

• wie waarvoor verantwoordelijk is 
• wat de minimale informatie is die men verderop nodig heeft om het werk daarna in één keer goed te doen 
• wat de interne of externe klant-leveranciersafspraken zijn 

Verwachtingen kloppen niet, met fouten, tekortkomingen en faalkosten als gevolgschade. De teleurstelling en frustratie ondermijnen de prestaties op korte en lange termijn. 

Een goed procesmanagement systeem biedt hierbij de oplossing. Dit systeem brengt de processen in kaart met een tekentool en stimuleert, met behulp van slimme registraties, om continu processen te verbeteren. Er zijn tal van leveranciers te vinden op het gebied van software voor procesmanagement. 

Om in dit ondoorzichtige woud van oplossingen de juiste te vinden, adviseren wij je te focussen op software die gericht is op het inzichtelijk maken en verbeteren van de overdrachtsmomenten (output = input). Dit zijn tenslotte de momenten waar de fouten ontstaan, jouw organisatie onnodig kosten maakt en je dus een hoop geld kunt besparen. 

Inzet van procesmanagement software: voordelen voor je organisatie 

De voordelen van een goed procesmanagement systeem zijn talrijk. Om er maar een paar te noemen:  

• De samenwerking tussen de verschillende afdelingen in je organisatie verbeteren; 
• De processen stroomlijnen beter, waardoor er minder fouten worden gemaakt en minder tijd verloren gaat 
• Verbeterde kwaliteit van het eindproduct en de beleving van service door de klant 
• Verbeterde efficiency en productiviteit 
• Een meer tevreden klant 

De voordelen gaan dus veel verder dan alleen kostenbesparing. Het verhoogt werkplezier, het verbetert de klanttevredenheid en zorgt voor een betere samenwerking tussen afdelingen, bij zowel het uitvoeren van het proces als het ontwikkelen van de organisatie. 

Met Comm’ant krijg je grip op je processen 

Met de software van Comm’ant maakt jouw organisatie een flinke sprong met procesmanagement: het biedt uitgebreide mogelijkheden om processen te modelleren en documenteren, te monitoren en te verbeteren.  

Als je met Comm’ant aan de slag gaat, delen wij graag onze meer dan 20 jaar aan kennis en ervaring op het gebied van procesmanagement. We helpen je om in Comm’ant Process een complete blauwdruk van jouw organisatie te maken. Hiermee zet je het fundament voor gestructureerd procesmanagement binnen jouw bedrijf.  

Je krijgt inzicht in de prestaties van jouw processen, de gemaakte procesafspraken en de verantwoordelijkheden binnen jouw organisatie. In één oogopslag krijg je een overzicht van de prestaties, risico’s en mogelijke verbeteringen. 

Door de inzet van Comm’ant’s relationele database, maak je jouw processen flexibel en aanpasbaar. Verandert er iets in proces A en heeft dit ook gevolgen op andere processen: dit wordt automatisch doorgevoerd. Hierdoor ben je verzekerd van up-to-date informatie, waarmee je op elk moment kunt sturen.  

Met Comm’ant heb je grip op jouw processen en kun je deze makkelijk aanpassen aan nieuwe omstandigheden. Je bent in staat om continu procesverbetering (PDCA) te implementeren, knelpunten op te lossen en blinde vlekken in beeld te brengen. Hierdoor kun je de prestaties van de keten optimaliseren.