Kijk eens naar het dashboard van een auto en naar een margarine kuipje, twee totaal verschillende producten, die toch iets gemeen blijken te hebben. Beide producten zijn vervaardigd uit kunststof polypropyleen, een kunststof geproduceerd door Ducor Petrochemicals. Jaarlijks maken de 90 medewerkers 180 miljoen kilo van deze kunststof. Ducor is een bescheiden, maar innovatieve speler op de Europese polypropyleenmarkt. Dankzij een goed product en een goede service hebben zij zo’n 200 vaste klanten binnen de Benelux en Duitsland.

Van het vloeibare gas propyleen maakt Ducor onder andere de veelzijdige kunststof polypropyleen. De klanten van Ducor maken hier weer allerlei eindproducten van. Bijvoorbeeld bumpers, huishoudelijke artikelen of verpakkingsmaterialen.

Eisen, eisen en nog eens eisen!

Ducor Petrochemicals maken een veelzijdig assortiment aan polypropyleen. Alle producten zijn milieuvriendelijk, niet giftig en recyclebaar. Het materiaal wordt voornamelijk gebruikt voor de productie van verpakkingen, textiel, films, huishoudelijke artikelen, auto’s en elektrische apparaten. Om de kwaliteit te waarborgen moet de organisatie voldoen aan diverse normen en eisen. Zo heeft het bedrijf te maken met de welbekende ISO 9001-kwaliteitsnorm. Deze norm heeft voornamelijk betrekking op customerfocus, motivatie en procesgericht werken. Ducor focust zich tevens op de bescherming van mens en milieu, de eisen op dit gebied vallen onder de ISO norm 14001. Zij gebruikte, voor de aanschaf van Comm’ant, een KAM-systeem (kwaliteit Arbo & Milieu) om de normen en eisen in haar bedrijfsvoering te implementeren. Dit systeem eiste veel inzet, kennis en vaardigheden van de medewerkers.

Eilandjescultuur

Eric Kok is de Operations manager en Erik Vermeulen de SHEQ-manager bij Ducor. Zoals eerder genoemd gebruikte het bedrijf vóór Comm’ant een KAM-systeem om haar primaire en secundaire bedrijfsprocessen te beschrijven. Het systeem vormde slechts een integratie van procedures en werkinstructies, Eric Kok vond het een plat systeem: “Het was niet mogelijk om verbindingen te leggen tussen de verschillende bedrijfsonderdelen. De afdelingen moeten ten aanzien van de bedrijfsvoering wel met elkaar communiceren en samenwerken. Omdat de samenhang tussen afdelingen niet helder was gestructureerd, ontstond er soms verwarring en onbegrip tussen de werknemers”. Eric Kok merkte verder op dat er veel onderhoud nodig was om het pakket draaiende te houden: “Het systeem was niet automatisch consistent. Als er iets werd aangepast dan veranderden samenhangende elementen niet automatisch mee. Er moest dus eerst worden bedacht welke elementen van invloed waren om deze vervolgens handmatig bij te werken. Het moge duidelijk zijn dat het upto-date houden van het KAM systeem veel werk en tijd vergde”.

Geen focus op hoe, maar op wat

Het oude KAM-systeem was gebaseerd op procedurebeschrijving in plaats van procesbeschrijving. Het systeem toonde hoe handelingen moesten worden uitgevoerd, te vergelijken met een werkinstructie. Er werd niet gekeken naar wat een werknemer nodig had en wat diegene precies opleverde (de in- en outputs). Deze in-en outputs van het bedrijfsproces zijn zeer belangrijk. Immers, de output van de ene medewerker is de input voor de volgende medewerker en dat gaat zo door tot het gewenste eindresultaat is bereikt. Eric Kok vond het lastig om de losse eindjes van de bedrijfsvoering in beeld te brengen zonder de in- en output samenhang: “Geen inzicht hierin zorgde voor dubbelafspraken en miscommunicatie binnen Ducor.“

Compliance complicaties

Interne- en externe audits vereisen dat je als organisatie moet kunnen aantonen hoe de wetgeving binnen de bedrijfsvoering is geregeld. Het betreft niet alleen de wetgeving met betrekking tot producten, maar ook tot bedrijfsprocessen. Het oude statische KAM-systeem had geen relationele database, dit leidde naast de eerdergenoemde problemen ook tot compliance kwesties.

Eric Kok zag de gevolgen: “Omdat het systeem niet transparant en relationeel was opgebouwd werd het gecompliceerd om de normen en eisen te koppelen aan onze bedrijfsprocessen. Dat was niet handig tijdens de uitvoering van de interne en externe audits”.

Tijd voor verbetering

De manier van werken was dus niet optimaal, het was tijdrovend en soms ook frustrerend. Ducor is toen op zoek gegaan naar een oplossing. Ze heeft een aantal pakketten onder de loep genomen en ondervonden dat de meeste pakketten te ingewikkeld waren. Het nadeel is, dat er dan veel bijscholing nodig is voordat de software daadwerkelijk gebruikt kan worden. Ook ontbrak de in- en output structuur van processen, wat voor miscommunicatie had gezorgd. Totdat Eric Kok in aanraking kwam met Comm’ant: “Comm’ant heeft een relationele database, dat bood meteen oplossing voor onze toenmalige problemen. Het compliance onderdeel van de organisatie kan bijvoorbeeld veel beter worden bewerkstelligd. Daarnaast is het systeem logisch opgebouwd en erg laagdrempelig voor de onervaren gebruiker. Verder vereiste het onderhoud en beheer van het systeem aanzienlijk minder tijd en werk”. De keuze voor een nieuw systeem is dan ook gevallen op Comm’ant.

Implementatie

Volgens Eric Kok is de implementatie van Comm’ant goed verlopen: “Comm’ant stimuleert een nieuwe manier van werken. De oude procedures en werkinstructies hebben we links laten liggen om ons te focussen op procesgericht denken én werken. We richten ons op de in- en outputs binnen processen. Daarbij wordt telkens de keuze gemaakt in welke mate van detail de processen worden beschreven. Bij vele processen zijn de hoofdlijnen voldoende, maar als het gaat om veiligheidsprocessen dan zijn alle finesses van belang. De cultuurverandering vormde een leuke uitdaging, immers waren de werknemers gewend geraakt aan hun eigen manier van werken. Desondanks werd het individuele voordeel snel merkbaar tijdens de nieuwe manier van werken. Al met al was het een soepel implementatietraject!”

Alles in één keer goed doen

Erik Vermeulen vindt het belangrijk dat er zo min mogelijk fouten worden gemaakt en dat niet iedere keer het wiel opnieuw wordt uitgevonden: “Uiteindelijk wil ik natuurlijk dat we meteen alles goed doen, zodat de kans op fouten wordt geminimaliseerd. Daarbij is het belangrijk dat er wordt voldaan aan alle wet- en regelgeving. Mede door Comm’ant hebben we onze zaakjes zodanig op orde dat ons ideaalbeeld steeds een stapje dichterbij komt”. Daarnaast is er door Comm’ant sprake van een verbetercyclus binnen de organisatie: “Het systeem van Comm’ant is gevuld met o.a. documenten, formulieren, databases en MSDS (Material Safety and Data Sheets). Iedere verandering of verbetering wordt in het systeem aangevuld. Het proces loopt hierdoor steeds effectiever en efficiënter. Bovendien ervaren de medewerkers geregeld het voordeel van de krachtige zoekfunctie van Comm’ant. Als er een vraag is kunnen ze zelf het antwoord binnen het systeem zoeken, waardoor lange discussies met collega’s tot het verleden behoren. Ze kunnen zien hoe het proces loopt binnen de organisatie en wat zij hier aan toe kunnen voegen. Met Comm’ant wordt vrijwel elke vraag m.b.t. bedrijfsvoering beantwoord”.

Continuïteit door kennisborging

Comm’ant wordt constant aangevuld en verbeterd, waardoor het beschikbare aanbod aan kennis stijgt. Een levend kennismanagement systeem binnen de organisatie, ook om taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden te benoemen. Dit brengt meerdere voordelen met zich mee. Het schept duidelijkheid voor iedere medewerker over wat er van degene wordt verwacht. Daarnaast is de kennis proces gebonden en niet persoonsgebonden, het voordeel hiervan is dat in geval van ziekteverzuim de bedrijfsvoering gewoon kan doorlopen. Omdat de kennis in Comm’ant is geborgd, is het helder wat er allemaal moet gebeuren. Ook bij het vertrek van medewerkers is het van essentieel belang om de waardevolle kennis te behouden. Een kennislek kost bedrijven veel geld.

“Ook met betrekking tot continuïteit is Comm’ant een hulpmiddel”, aldus Erik Vermeulen.

ISO certificering

Alle normen en eisen zijn gekoppeld aan de bedrijfsprocessen en de outputs waar deze normen van toepassing zijn. Per proces is het nu inzichtelijk welke normen en eisen daar geborgd zijn, op deze manier kan het bedrijf ook uitstekend aan externe partijen tonen waar ze staan. “We gebruiken Comm’ant vaak bij de controle van interne en externe audits. Daarbij toetsen we wat er in Comm’ant staat en hoe de realiteit is. Het herkennen van hiaten verloopt snel en effectief. Verder kunnen er tabellen van specifieke data worden gegenereerd waardoor de losse eindjes in beeld komen. De structuur van Comm’ant is van essentieel belang voor de borging en naleving hiervan!”

Meer kastruimte minder onderhoud

Erik Vermeulen komt uit een bedrijf waar ze nog kwaliteitshandboeken gebruikten. De meeste processen waren toen hardcopy, hij is dus stapels boeken gewend. Hij vindt het prettig dat Comm’ant volledig digitaal en web-based is:

”Met papieren en elektronische handboeken is versie beheer het grootste probleem, het is vreselijk om alles te moeten updaten en vervangen. Dat behoort met Comm’ant tot het verleden, nu rolt direct de meest actuele versie uit het systeem.”

Lekker werken

Zowel Eric Kok als Erik Vermeulen zijn van mening dat Comm’ant laagdrempelig en eenvoudig is opgebouwd: “Met een paar klikken heb je de informatie die je zoekt en daarnaast is het bouwen met dit pakket ook eenvoudig. Door logisch na te denken heb je binnen een mum van tijd de basis voor de bedrijfsvoering”. Ook waren ze erg te spreken over de zoekfunctie van Comm’ant: “Als je een aantal kreten invoert, krijg je direct een aantal suggestieve varianten en in een andere kolom zie je in welk document het voorkomt. Je kunt dus zelfs zoeken door de inhoud van documenten”.

Stabiel systeem en een prima service

Erik Vermeulen ervaart het systeem als stabiel: “Ik gebruik het systeem regelmatig en het werkt gewoon. Ik heb nog nooit mee gemaakt dat er iets vastliep. Als een systeemfouten heeft dan gaan de irritaties toenemen, dat wil je echt niet hebben. Het overstappen naar een nieuw systeem is al een grote stap voor Ducor, systeemfouten zouden in dat kader funest zijn. Comm’ant is stabiel!”. Beide heren zijn het eens dat Comm’ant een goede service biedt:

“Alle vragen die we hebben richting Comm’ant worden altijd snel en professioneel beantwoord, daar kan je echt wat mee. Het is goed geregeld, ook als er sprake is van een product-update. Ik heb de indruk dat we elkaar goed begrijpen”.